독서노트(702) 구글 Tasks 앱 활용법

 

  1) 구글 Tasks 앱 다운

  Google Tasks 앱을 다운받은 후에는 구글 ID로 로그인한다(구글 계정을 여러 개 사용하고 있다면 Tasks 역시 각각의 계정으로 이용할 수 있다). 첫 화면에는 아무것도 없이 비어 있다. 이제 우리가 채워나가면 된다.

  2) INBOX 설정

  Tasks에서는 ‘목록’이라는 이름으로 할 일의 덩어리들을 구분한다. 제일 처음 보이는 건 ‘이임복의 할일’처럼 당신의 이름이 나온다. 이것부터 바꿔보자. 오른쪽 밑에 […] 버튼을 누른 후 [목록 이름 변경]을 누르고 ‘INBOX’로 바꾼다.

 

3) 모으기

  이제 생각나는 ‘해야 할 일’들을 3분 동안 적어보자. 3분은 결코 짧지 않은 시간이다. ‘지금 읽고 있는 책 다 읽기’ ‘친구에게 전화하기’ ‘영화 예매하기’ ‘방 청소하기’ ‘쓰레기 버리기’ ‘고객사에 전화하기’ 등 중요한 일부터 그다지 중요하지 않은 일까지 모든 일을 INBOX에 적어서 모으는 것이다. 앞에서 이야기했던 정리의 단계 중 1단계 ‘모으기’를 생각하자. 3분 동안 우리가 해야 할 일은 생각나는 ‘모든 할 일’을 여기에 모으는 연습이다. ‘연습’이라고 한 이유는 처음에는 이 간단한 일도 쉽지 않기 때문이다.

  그렇다면 얼마나 많은 내용을 적어야 할까? 10개? 20개? 아니, 100개가 넘어가도 좋다. 시간이 허락한다면 최대한 적을 수 있을 만큼 적어보자. 거창한 인생계획에서부터 아주 사소한 일까지 당신의 머릿속을 탈탈 털어내 INBOX 한곳에 모으자.

 

  4) 결정짓기

  이제 당신의 INBOX에는 너무나 많은 해야 할 일들의 리스트가 쌓여 있을 것이다. 그럼 이제부터 이 리스트들을 하나씩 해치워 버리자. 아침이나 저녁, 아니면 수시로라도 좋다. 이때 리스트들은 다음 4가지 기준에 맞춰 정리되어야 한다.

  첫째, 필요없는 것은 바로 버린다. 맨 윗줄부터 하나씩 읽어가면서 ‘괜히 적었다’ ‘이 일은 굳이 안 해도 될 것 같아’라는 생각이 들면 과감하게 삭제한다. 이제 당신은 그 일에서 자유로워진다.

  둘째, 지금 바로 할 수 있다면 지금 바로 처리한다. 여기서 ‘지금 바로’는 5분 이내의 시간을 말한다. 예를 들어 누군가에게 전화해서 확인할 수 있는 일이라면 지금 바로 전화하자. 가스 계량기를 검침해야 한다면 지금 바로 검침하자. 장담하건대 지금 바로 할 수 있는 일을 하는 이 단계에서 당신의 머릿속에 애매하게 남아있던 수많은 일들이 정리될 것이다. 지금 바로 처리한 일은 목록 앞의 ○를 누르면 목록에서 삭제처리되며 ‘완료됨’으로 이동한다.

  셋째, 해야 할 날짜를 정한다. 이때 날짜는 두 가지 방법으로 정하는데, 지금 당장 할 수는 없지만 오늘 할 수 있다면 오늘 날짜를 적는다. 오늘 할 수는 없지만 특정한 날짜에 시작하거나 종료할 수 있다면 그날을 적는다. 앞에서 이야기했던 마감시간 정하기와 같은 의미이다. 이 경우 구글 Tasks에는 내용 하단에 날짜가 표시된다.

  넷째, 언젠가 할 일로 남겨둔다. 말 그대로 지금 할 수도 없고, 특정한 날짜를 정하기도 애매한 일들을 이야기한다. 예를 들어 ‘킬리만자로 여행가기’ ‘마블 영화 전편 보기’ 등 뭔가 하고 싶지만 날짜를 특정하기는 애매한 일들이다. ‘언젠가 할 일’들은 하루 중 시간이 남을 때나 한 달, 일년 계획을 세울 때 도움이 된다. 구글 Tasks에서 ‘언젠가 할 일’은 따로 표시할 수 없기 때문에 아무 표시가 없는 할 일 목록이 ‘언젠가 할 일’이 된다.

  5) 분류하기

  앞의 과정까지는 굳이 구글 Tasks가 아닌 일반 플래너로도 정리할 수 있다. 하지만 ‘분류하기’ 작업은 아날로그로는 하기 어려우니 디지털을 활용해야 한다.

  우선 분류하기 전에 INBOX의 의미를 다시 생각해 보자. INBOX는 ‘임시저장소’, 좀 더 거친 표현을 쓰자면 ‘쓰레기통’이다. 매일매일 생각나는 해야 할 일들을 여기에 모으면 걷잡을 수 없을 정도로 할 일의 숫자가 늘어나게 된다. 이메일의 받은 편지함을 열어보라. 얼마나 많은 읽지 않은 편지가 쌓여 있는가? 이러한 받은 편지함이 바로 INBOX다. 100개 정도라면 어느 정도 관리가 되겠지만 1,000개가 넘으면 정리할 엄두가 나지 않는다.
<이기적 시간관리>, 이임복 - 밀리의 서재